Les dossiers les plus solides reposent sur les documents que la société a déjà produits dans le cours normal de ses activités : les manuels internes et l'historique de leurs révisions, les programmes et registres de présence aux formations, les notes de conception, les rapports d'incident et les documents que la personne mutée a elle-même rédigés. Les déclarations sont utiles, mais leur poids dépend des documents contemporains qui les étayent.
Privilégiez les documents qui n'ont pas été rédigés pour la requête
Une preuve créée aux fins d'un dépôt incite à se demander si elle ne fait que reformuler le critère juridique dans les mots de la société. Une preuve créée des années auparavant pour les besoins propres de la société est beaucoup plus difficile à contester. Les historiques des versions indiquant qui a révisé une procédure et à quel moment, les registres de formation montrant qui a formé qui et la correspondance interne traitant d'un problème et de sa solution situent tous l'employé au cœur des méthodes de la société plutôt qu'à leur périphérie.
Exemple hypothetique : un spécialiste de la mise en service d'une entreprise de systèmes de Sainte-Cécile-de-Milton a rédigé le manuel d'installation et de démarrage que toutes les équipes de la société suivent maintenant, et le système de gestion documentaire consigne chacune de ses révisions avec une date. Joindre cet historique, ainsi que l'ancien manuel qu'il a remplacé, démontre la paternité et l'élaboration d'une manière qu'aucun résumé rédigé ce mois-ci ne saurait égaler.