Les registres des paies, les dossiers d'emploi, les fiches d'impôt et le contrat de travail, lues ensemble comme une série continue. Une lettre des ressources humaines résumant des années de service est un résumé de ces dossiers et ne peut pas les remplacer lorsqu'une date est réellement en question.
Preuve de paie, pas une lettre de résumé
Le critère utile consiste à se demander si un tiers pourrait reconstituer les antécédents d’emploi à partir des seuls documents, sans qu’on lui fournisse d’abord la conclusion. Il faut donc des documents de paie couvrant chaque mois invoqué, un contrat qui identifie l’entité employeur par sa dénomination légale et des documents fiscaux qui concordent avec les deux. En présence d’une interruption, il est préférable de l’expliquer dans le dossier lui-même plutôt que d’attendre qu’un agent la remarque. La question de savoir si un congé autorisé par la loi a interrompu l’emploi ou seulement la présence au travail trouve sa réponse dans le contrat et les documents de paie; elle mérite une réponse avant que la requête affirme une date.
Exemple hypothetique : une directrice de l’expédition et des douanes d’une usine de retransformation du bois près de Roxton Pond est proposée pour une mutation. Le projet de requête s’appuie sur une lettre indiquant qu’elle est employée depuis 2019. Le registre de paie révèle un congé parental de onze mois pendant la période admissible, que la lettre ne mentionne pas. La bonne réponse ne consiste ni à le dissimuler ni à abandonner le projet, mais à obtenir les documents relatifs au congé, à établir si la relation d’emploi s’est poursuivie pendant toute cette période et à choisir une période admissible que les documents étayent réellement. Ensemble, une lettre et un registre de paie qui se contredisent causent davantage de tort que l’un ou l’autre pris isolément.