Des documents internes qui existaient avant que la mutation soit envisagée : programmes de formation, procédures contrôlées, avis de modification technique, journaux de déploiement et preuves du petit nombre de personnes dans l’organisation qui possèdent les mêmes connaissances. Une description de poste rédigée le mois dernier prouve seulement que quelqu’un a rédigé une description de poste le mois dernier.
Des documents faits avant l'existence du plan
Les documents contemporains ont un poids précis parce que personne ne les a créés avec une demande à l'esprit. Les procédures contrôlées par version montrent une méthode que l'entreprise maintient. Les dossiers de formation montrent ce que l'employé a dû apprendre et combien de temps cela a pris. Les dossiers de projet montrent les connaissances qui sont appliquées au travail réel avec des dates annexées. Lorsque une entreprise a vraiment développé quelque chose et ne l'a tout simplement jamais écrit, la démarche honnête est de le documenter maintenant, de le dater avec précision et de dire clairement quand il a été écrit ; un document daté antérieurement est un problème bien pire qu'un document mince.
Exemple hypothetique : une usine de plaques et de connecteurs à poutres près de Roxton Pond souhaite envoyer un technicien de processus pour faire la mise en service d'une nouvelle ligne de presse aux États-Unis, et le seul matériau de soutien proposé est une description de rôle de deux pages rédigée après la prise de décision. Les preuves récupérables existent généralement quelque part : des feuilles de configuration de presse avec des historiques de révisions, des journaux de calibration, des correspondances avec le fournisseur concernant un moule personnalisé, des dossiers de qualité montrant qui a signé quoi. Rassembler ces informations permet généralement à l'entreprise de savoir si elle a un cas à traiter. Il vaut mieux le savoir dans le bureau des archives que par une demande de preuves six mois plus tard.