Des documents de propriété qui démontrent le contrôle, et non un organigramme. Les registres d’actions, les conventions de souscription, les états financiers audités ou examinés et les déclarations fiscales des deux entités sont ce qui pèse le plus.
Les registres de propriété priment sur les diagrammes
Une relation admissible est un fait juridique portant sur le contrôle ; elle se prouve donc au moyen des registres qui créent ce contrôle. Pour une société fermée du Québec, cela signifie généralement le registre des actions et toute convention unanime des actionnaires, les documents constitutifs de l’entité américaine, et la preuve de qui a souscrit ses actions et avec quel argent. Les deux entités doivent exercer des activités commerciales — fournir des biens ou des services de façon régulière, systématique et continue — de sorte que les états financiers, les contrats, les factures et la paie de chaque côté font partie du dossier. Un organigramme est utile pour expliquer les liens hiérarchiques, mais il est tracé par le demandeur et ne prouve rien quant à la propriété. Lorsque des documents sont en français, une traduction anglaise certifiée et complète accompagne chacun de ceux qui sont soumis à USCIS.
Exemple hypothétique : un exportateur d’armoires sur mesure détient sa société affiliée américaine par l’intermédiaire de plusieurs sociétés de portefeuille familiales. Le premier examen devrait produire une chaîne de propriété allant des actions d’origine jusqu’au pétitionnaire, avec des registres, des conventions et des documents constitutifs qui concordent entre eux. Il devrait aussi produire les registres de paie et d’emploi prouvant l’année admissible de l’employé à l’étranger, ainsi qu’une description au présent des activités des deux sociétés. Déterminez si un document corporatif manquant peut être obtenu auprès de l’autorité émettrice avant le dépôt. Un organigramme soigné ne peut pas régler une divergence dans les registres sous-jacents, et un document traduit devrait demeurer complet et fidèle à l’original.