Les registres et les actes constitutifs de chaque entité de la chaîne, la preuve de la citoyenneté de chaque propriétaire individuel et les documents constitutifs qui attribuent le contrôle de l’entreprise américaine.
Deux questions, deux séries de documents
La question de la nationalité se règle au moyen des registres corporatifs, des certificats d’actions et des documents de souscription de chaque entité de la chaîne, accompagnés des passeports ou des certificats de citoyenneté des personnes physiques qui se trouvent au bout de celle-ci. La question du contrôle se règle au moyen de la convention d’exploitation ou de la convention entre actionnaires de l’entreprise américaine : qui nomme la direction, qui signe les contrats, qui détient le pouvoir bancaire, qui peut embaucher et engager des dépenses, et si les décisions courantes exigent le consentement de quelqu’un d’autre. Un détenteur minoritaire qui dirige véritablement l’entreprise peut l’établir, mais seulement si les documents le disent. Lorsque des documents sont en français et seront présentés à USCIS, des traductions anglaises certifiées et complètes sont exigées pour chacun.
Utilisez un registre qui rattache chaque relevé bancaire, virement, facture, contrat et reçu à une seule fin commerciale. La convention d’achat signée et les conditions de libération des fonds règlent souvent plus de questions qu’un plan d’affaires général. Conservez les documents de propriété de chaque entité intermédiaire, y compris les changements survenus après la clôture. Ordonnez la collecte des documents en allant de l’origine des fonds à l’engagement, puis à l’exploitation. Exemple hypothétique : l’acheteur d’une buanderie commerciale produit des factures, mais aucune trace de paiement ; les virements effectués et le relevé de la fiducie relient les achats à l’entreprise.
Indiquez sur chaque document l’étape de la transaction qu’il prouve, afin qu’une facture d’achat ne soit pas utilisée par erreur comme preuve de paiement ou comme preuve de propriété au titre du traité.