Tout : le message complet avec ses en-têtes, toute pièce jointe, l’identité invoquée, les coordonnées bancaires fournies et les dates. Conservez le tout, que vous donniez suite ou non.
Conservez la sollicitation exactement telle que reçue
Une sollicitation spontanée est un document qu’il vaut la peine de conserver intact. Enregistrez le message original plutôt qu’une capture d’écran lorsque c’est possible, y compris l’information complète sur l’expéditeur, et conservez sans les modifier les documents qui y sont joints. Notez ce qui a été dit lors des appels, quand et par qui. Si de l’argent a été demandé, consignez les coordonnées de compte fournies et la raison invoquée pour justifier l’urgence. Ce matériel importe pour deux raisons : il permet à un conseiller d’évaluer rapidement si la sollicitation correspond à quoi que ce soit dans le cadre officiel et, si un paiement a déjà été fait, il constitue la preuve que toute banque ou autorité demandera. N’envoyez pas de pièces d’identité, d’états financiers ni de copie de passeport à un destinataire non vérifié tant que cette évaluation est en cours.
Exemple hypothétique : un architecte logiciel reçoit d’un intermédiaire une trousse de paiement soignée, mais ne trouve pas la même instruction sur un site gouvernemental. Conservez la page officielle, la date de consultation, les documents d’identité du demandeur, la preuve de fonds et la confirmation de paiement émise par le gouvernement si le paiement est autorisé. Le premier examen devrait comparer chaque bénéficiaire et chaque numéro de référence à la source officielle, puis dresser la liste des questions d’admissibilité ou de traitement demeurées sans réponse. Ne considérez pas la lettre d’un consultant comme un substitut à un document officiel du programme. Comme le paiement doit être fait par le demandeur au gouvernement des États-Unis, un compte d’intermédiaire ou un payeur constitué en société exige une clarification officielle directe avant d’agir.