Les documents constitutifs des deux entités, le registre des actionnaires et les documents de transfert, les états financiers récents, les déclarations fiscales, et les preuves de paie couvrant l’année admissible de l’employé.
Rassemblez les documents primaires avant de rédiger quoi que ce soit
Rassembler ce matériel d’abord tend à raccourcir l’ensemble du processus, car cela confirme le plan ou en révèle le problème alors qu’il est encore temps de le corriger. Les documents de constitution et les statuts identifient les entités. Le registre des actionnaires, les documents de souscription et toute résolution de transfert établissent la propriété. Les états financiers, les déclarations fiscales, les contrats, les factures et les registres de paie montrent que chaque entité exerce des activités commerciales de façon régulière et systématique plutôt que d’être inactive. Les registres de paie et les contrats de travail établissent l’année admissible à l’étranger. Lorsque certains de ces documents sont en français et seront déposés auprès d’USCIS, prévoyez tôt des traductions anglaises certifiées complètes, car la traduction d’un jeu complet d’états financiers n’est pas une tâche qui se fait en une journée.
Rassemblez les documents corporatifs et les documents d’emploi en deux jeux distincts, puis conciliez les noms, les dates et les pourcentages de propriété entre les deux. Le dossier devrait montrer l’employeur étranger, l’entité américaine, la relation, le poste occupé à l’étranger et l’autorité proposée. Un organigramme soigné ne peut pas remplacer une preuve de propriété datée ou des registres de paie. Réglez les divergences avant le dépôt, en particulier après des restructurations ou des changements de catégories d’actions. Exemple hypothétique : un fabricant d’expositions muséales invoque une ancienne convention entre actionnaires alors que le registre actuel fait état d’un transfert ; le registre et les documents de clôture établissent la relation au moment pertinent.
Utilisez un index des documents indiquant la date et le dépositaire de chaque document corporatif ; cela facilite l’explication de l’écart entre une ancienne convention et le registre actuel.