Le temps comptable et juridique nécessaire pour mettre de l’ordre dans les documents de la société, la traduction des documents financiers en français, la constitution et les locaux propres à l’entité américaine, ainsi que toute deuxième série de preuves.
La tenue des documents constitue généralement le poste le plus important
Les frais gouvernementaux sont publiés et peuvent être vérifiés dans le barème de frais en vigueur d’USCIS. Les coûts non budgétés se trouvent dans le dossier corporatif. Les sociétés fermées ont souvent une comptabilité exacte mais des documents de propriété informels, et produire un dossier clair et cohérent indiquant qui détient quoi et depuis quand exige du temps professionnel. La traduction des états financiers et des déclarations fiscales s’y ajoute. Si l’entité américaine est nouvelle, sa constitution, son agent inscrit, ses services bancaires, ses assurances et ses locaux représentent des coûts réels qui servent aussi de preuve. Enfin, prévoyez au budget la possibilité d’une demande de preuves supplémentaires, qui suppose généralement de revoir les mêmes documents plutôt que d’en produire de nouveaux, mais qui consomme tout de même du temps.
Prévoyez un budget pour la pétition, la préparation juridique, les traductions, les déplacements et l’obtention de documents, sans laisser entendre qu’un paiement améliore l’admissibilité. L’examen des faits devrait déterminer quel document est indispensable et quelle dépense n’est que commode. Les coûts de mise en ordre corporative ne valent la peine que s’ils documentent fidèlement une relation existante ; créer une structure sur papier pour le dépôt n’établit pas un emploi admissible antérieur. Exemple hypothétique : un fabricant de papiers spécialisés envisage de payer pour un nouvel organigramme avant de retrouver ses registres de paie ; les registres répondent plus directement à la question de l’emploi continu.
Conservez les reçus des documents obtenus auprès des registres et des fournisseurs de services de paie, mais évaluez leur valeur probante avant de commander des documents corporatifs en double qui n’ajoutent aucun fait nouveau.